Canal de Denuncias

Procedimiento del Canal de Denuncias

 

1. Propósito

Este procedimiento establece las directrices para la denuncia de irregularidades que la organización de Mary´s Meals Spain debe seguir, en la línea de la Política Global de Denuncia de Irregularidades aprobada por Mary´s Meals Internacional.

2. Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer el sistema para la gestión de denuncias que permita identificar conductas irregulares en la Fundación Mary´s Meals Spain. Además, permitirá identificar áreas de mejora en su gestión interna. Para ello, se habilitarán canales para el envío de las denuncias que podrán utilizar todos los grupos de interés: empleados y voluntarios, donantes, beneficiarios, proveedores, etc.

Se considera que una denuncia implica manifestar el estado ilegal, irregular o inconveniente de cualquier acción llevada a cabo por Fundación Mary´s Meals Spain.

3. Alcance y aplicación

3.1 Accesibilidad: El canal de comunicación será a través de un correo electrónico establecido con esta finalidad: denuncia@marysmeals.org

3.2 Transparencia: Esta política es pública, así como el correo electrónico establecido como medio de comunicación, informando sobre ello además a los empleados y grupos de interés de la Fundación Mary´s Meals Spain.

3.3 Buena fe: Las denuncias podrán ser o no anónimas. En el caso de no serlo, se garantizará la confidencialidad de los datos identificativos del denunciante. La Fundación Mary´s Meals Spain se compromete a no tomar ninguna medida disciplinaria ni acción legal contra el emisor de una denuncia de buena fe. Sin embargo, se reserva el derecho de emprender acciones legales o disciplinarias contra cualquier empleado o miembro del órgano de gobierno de la Fundación que tome una represalia contra el emisor de una denuncia de buena fe.

3.4 El canal no está destinado a recoger sugerencias, comentarios o consultas sobre las actividades de la Fundación Mary´s Meals Spain. En ese caso se utilizará el formulario de contacto, teléfono o dirección postal que figura en la web.

3.5 Confidencialidad: La identidad de la persona que realice la comunicación tendrá la consideración de información confidencial y no podrá ser comunicada sin su consentimiento. No obstante, los datos de las personas que efectúen la comunicación podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas como a las judiciales siempre que fueran requeridos como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

3.6 Objetividad e imparcialidad: Una vez recibida una denuncia, se garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas objeto de la misma.

3.7 El órgano de gobierno nombra a dos personas encargadas de la gestión de este canal y la tramitación de las denuncias. 

3.8 Eficiencia: La tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible en el plazo máximo de 30 días. No obstante, la Fundación Mary´s Meals Spain se reserva el derecho a no emitir una respuesta en los siguientes casos:

a. Solicitudes de datos de carácter confidencial: en el caso de datos regulados por leyes o que afecten a acuerdos privados que exigen la protección de las personas y de las instituciones involucradas.

b. Solicitudes maliciosas que vulneren claramente el criterio de buena fe por ser irrespetuosas por su contenido o su forma. Cuando haya razones o indicios de que la comunicación se ha presentado de mala fe, se desestimará su seguimiento y se informará al emisor de los motivos de la desestimación. La Fundación Mary´s Meals Spain se reserva entonces el derecho a tomar medidas disciplinarias o de otra índole.

4. Procedimiento

4.1 Acceso: La Fundación Mary´s Meals Spain habilitará el correo electrónico denuncia@marysmeals.org visible en la página web, para la recepción de denuncias. A este correo electrónico tendrán acceso exclusivamente las personas designadas para la gestión de las denuncias, que se comprometen a tratar de manera confidencial la información recibida.

4.2 Gestión de la información: Se realizará un registro con las denuncias recibidas en el que figure el código asignado a la denuncia, la fecha de recepción, la información contenida y la fecha de respuesta así como cualquier seguimiento posterior.

4.3 Análisis y resolución:

a. Las personas designadas por el órgano de gobierno para la gestión de las denuncias reciben las notificaciones y envían aquellas solicitudes de información u otras cuestiones que no sean denuncias al departamento de administración de la Fundación Mary´s Meals Spain.

b. En el caso de las denuncias:

- Las personas designadas por el órgano de gobierno se encargarán de llevar a cabo la investigación sobre la denuncia recibida, para lo que podrán entrevistar a cuantas personas consideren de relevancia para tomar una decisión objetiva.

- El trámite de investigación incluirá siempre una entrevista privada con la persona supuestamente responsable de la conducta denunciada.

- Una vez llevada a cabo la investigación, se realizará un breve informe sobre las conclusiones. Este informe se pondrá en conocimiento del órgano de gobierno, y de la persona que realizó la denuncia en el caso de que esta no hubiera sido anónima.

- Una vez realizado este informe, se podrán imponer las medidas disciplinarias o sanciones adecuadas. En los casos que sean constitutivos de delito, se pondrá en conocimiento de las autoridades.

- La tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible en el plazo máximo de 30 días para dar respuesta pero, si por alguna razón no se pudiese enviar respuesta en ese plazo, se informará al interesado de que su solicitud está en curso y se le ofrecerá un nuevo plazo.